На что можно потратить наличные из кассы, прописано в указаниях Центробанка. За нецелевое использование денег компанию могут оштрафовать налоговики и обслуживающий банк. Штрафы ИФНС можно оспорить.

Если организация не продает товары за наличный расчет, она вправе работать без кассового аппарата. Несмотря на это большинство организаций так или иначе сталкивается с наличными деньгами в процессе своей деятельности. Из кассы выдают авансы подотчетным лицам, материальную помощь работникам, нередко и заработную плату. Рассмотрим, все ли расходные операции с наличкой правомерны.

Один из способов пополнения кассы — снятие денег с расчетного счета организации. Торговые компании чаще всего получают наличку от покупателей. Кроме того, деньги в кассу предприятия могут поступить от подотчетных лиц в виде возврата денежного аванса или от учредителей в качестве займа.

На что можно потратить наличные: законные направления расходования денег

Чтобы правомерно выдать наличные деньги из кассы, нужно определиться с источником их поступления. С осторожностью стоит расходовать торговую выручку: деньги от продажи товаров, работ, услуг закон разрешает выдавать из кассы лишь на определенные цели (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Смотрите, на что можно потратить наличные из выручки:

• выдать зарплату, социальные выплаты (материальная помощь, оплата проезда и путевок), аванс подотчетному лицу;
• закрыть задолженность перед поставщиком;
• выплатить деньги покупателю за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) — если покупатель ранее приобрел материальные ценности (услуги) за наличные средства;
• выплатить страховку по договорам физическим лицам, которые внесли страховые премии наличными деньгами;
• выдать наличные деньги по операциям банковского платежного агента (субагента) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ.

Приведенное правило расходования наличности распространяется как на юридические лица, так и на ИП. Индивидуальные предприниматели также вправе брать деньги из выручки на личные нужды.

Выдать заработную плату

Существует два способа выплаты зарплаты: перевод на банковский счет сотрудника или выдача из кассы (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Зарплату можно выдать даже из наличной выручки. Если же выручки нет или ее недостаточно, компания может снять деньги с расчетного счета для последующей выплаты зарплаты из кассы.

Если работник компании не является резидентом России, то выдавать ему зарплату из кассы нужно с осторожностью. Дело в том, что расчеты с нерезидентами признаются валютными операциями, это устанавливает Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». В законе приведен перечень операций по расчетам между компанией-резидентом и сотрудниками-нерезидентами. В этом перечне нет операции по выдаче зарплаты нерезиденту наличными средствами. В то же время закон не содержит прямого запрета на выдачу зарплаты из кассы. Нет подобных ограничений и в Трудовом кодексе.

Некоторые контролирующие органы считают, что нерезиденту выдавать зарплату из кассы нельзя (к примеру, информационное письмо Федеральной службы финансово-бюджетного надзора от 7 августа 2014 года). Суды обычно встают на сторону работодателя, не усматривая противоправных действий в выплате зарплаты наличкой (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2014 г. № А69-3060/2013, определение ВАС РФ от 27 января 2014 г. № ВАС-19914/13).

Совет. Если работодатель не готов отстаивать свою позицию в суде, то зарплату сотруднику-нерезиденту безопаснее перечислять на банковский счет.

Выдать деньги под отчет

Выдать деньги под отчет можно из любой наличности, которая есть в кассе. Это относится и к торговой выручке.

Чтобы получить подотчет до 19 августа 2017 года, сотрудник должен был:

• отчитаться по предыдущему авансу;
• написать заявление с указанием цели получения денег, суммы и срока.

С 19 августа заявление на выдачу подотчета стало необязательным, теперь достаточно приказа. А условие о необходимости отчитаться о предыдущем авансе отменено. Такой порядок следует из Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У, который изменил Порядок ведения кассовых операций.

Выдавать наличку под отчет компания вправе на любой срок, который закреплен в учетной политике. Законодательство не ограничивает также и сумму, которую можно выдать подотчетному лицу.

Важно! Правила, по которым подотчет выдается из кассы, закреплены в пункте 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У (в ред. Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Оказать материальную помощь сотрудникам

Выплату материальной помощи чаще всего нельзя спланировать заранее. Компания оказывает материальную помощь своим сотрудникам в связи со смертью родственников, рождением детей, свадьбой и другими событиями, которые сложно прогнозировать. Именно поэтому очень часто материальную помощь выдают из кассы.

Выдать материальную помощь организация вправе из торговой выручки, находящейся в кассе предприятия. Центральный банк в своих Указаниях от 7 октября 2013 г. № 3073-У разрешает расходовать выручку на социальные выплаты. Материальная помощь как раз относится к социальным выплатам (п. 90Приказа Росстата от 26 октября 2015 г. № 498).

Вернуть долг поставщику

Оплатить задолженность поставщику можно, выдав его представителю деньги из кассы предприятия. Наличная выручка подходит для этих целей.

Исключение составляет только арендный платеж: такую задолженность за недвижимость оплатить арендодателю из наличной выручки нельзя (п. 4. Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Для погашения долга придется заказать деньги в банке, оприходовать их в кассу и только потом рассчитаться с арендодателем.

Чтобы у налоговиков не было претензий, при расчете наличными с поставщиком соблюдайте такие несложные правила:

• Требуйте от представителя поставщика доверенность на получение денег.
• Не превышайте лимит расчета наличными деньгами. По одному договору можно выдать не более 100 000 рублей (п. 6 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
• Попросите у поставщика кассовый чек на полученную им оплату.

Выдать заем и выплатить дивиденды

Если компания решит предоставить заем наличными сотруднику, учредителю или юридическому лицу, придется снять деньги на эти цели с банковского счета. Выдавать земные средства из наличной выручки законом запрещено (п. 4 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Дивиденды в 2017 году также не входят в список разрешенных наличных расходов компании (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Таким образом, выплатить дивиденды учредителям из наличной выручки нельзя, но доходы можно выдать из других наличных средств. Например, заказать деньги в банке или выдать дивиденды из налички, возвращенной подотчетным лицом.

Из этого правила есть важное исключение. Акционерным обществам запрещено выдавать дивиденды из кассы независимо от того, из какого источника поступили наличные деньги (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Выдать деньги на личные нужды директора

Все доходы компании считаются ее собственностью. Руководитель, даже если он является учредителем компании, не может изымать наличность и тратить деньги на личные нужды. Все расходы предприятия должны быть обоснованы. Это касается любых расходов, оплаченных наличными средствами, а также безналичных расчетов.

У индивидуального предпринимателя подобных ограничений нет. ИП вправе брать деньги из кассы и расходовать их на личные нужды (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Здесь подойдет любая наличность, в том числе и выручка бизнесмена.

Как накажут за нарушение кассовой дисциплины

Компанию нельзя привлечь к ответственности за выдачу наличности не по назначению. В КоАП есть статья, которая предусматривает штрафы за нарушение работы с наличностью. Но перечень возможных нарушений строго ограничен. Поэтому если налоговики попытаются привлечь нарушителя за нецелевое расходование наличной выручки по статье 15.1 КоАП, решение ИФНС можно оспорить в суде.

Помимо инспекторов, порядок работы с наличными средствами может проверить обслуживающий банк. Если в договоре на банковское обслуживание предусмотрены взыскания за кассовые нарушения, то организации придется заплатить штраф банку.

КоАП предусматривает следующие штрафные санкции:

• от 4 000 до 5 000 рублей — на должностных лиц;
• от 40 000 до 50 000 рублей — на юридических лиц.

Такие же штрафы придется заплатить, если ИФНС обнаружит следующие нарушения:

• превышен лимит расчетов наличными (100 000 рублей);
• деньги не оприходованы в кассу;
• превышен лимит кассы.